D. RESERVASI LETTER
Surat
masuk ke hotel dapat dibedakan menjadi :
· Hotel mail, surat-surat resmi untuk manajemen
hotel, biasanya langsung didistribusikan kepada departemen yang bersangkutan
· Staff mail, surat-surat
yang ditujukan untuk karyawan hotel. Surat-surat ini
akan didistribusikan oleh bagian personalia.
· Guest mail, surat-surat untuk para tamu hotel baik itu tamu yang sedang tinggal (current guest mail), tamu belum tiba (future guest mail) atau tamu-tamu yang telah berangkat (past guest mail)
a.
Current guest mail
Surat-surat
untuk tamu yang sedang tinggal di hotel. Penanganannya yaitu surat ditempatkan
pada rak kunci dan surat (mail and key rack) untuk mengingatkan pada petugas
bila tamu mengambil kunci kamar, atau dapat pula surat langsung diantar ke
kamar tamu. Bila kiriman surat atau paket untuk tamu cukup besar dan tidak
memungkinkan untuk diletakkan di dalam kotak kunci dan surat, maka cukup
berikan catatan untuk dan letakkan pada rak kunci dan surat.
b.
Past guest mail
Dibeberapa
hotel akan meminta kepada tamu untuk meninggalkan alamat penerusan surat (mail
forwarding card). Hal ini untuk memudahkan pihak hotel dalam mengirimkan surat
atau informasi lain setelah tamu meninggalkan hotel. Selain itu, alamat
tamu yang telah berangkat dapat pula diperoleh dari guest history
record.
Format
3.34. Mail forwarding card
c.
Future guest mail
Surat
untuk tamu yang biasanya telah memiliki pemesanan kamar, dimana tamu belum tiba
namun telah memiliki kiriman surat. Penangannya biasanya dicatat pada arsip
pemesanan kamar, yaitu pada guest expected arrival list dan pada slip pemesanan
kamar akan dicatat tanggal terima surat dan alamat pengirim, contoh ; “letter”
7/7 – Mrs Turlington, 32 Padang sambian, Denpasar, Bali, Indonesia)
E. Pengertian dan Manfaat Reservation
Reservation
adalah pemesanan kamar yang dilakukan sebelum tamu tiba di suatu hotel.
Reservation sering pula disebut dengan booking, tetapi untuk menyebutkan
reservation section kata booking tidak tepat digunakan. Reservation dan information
merupakan kegiatan awal bagi kegiatan di department front
office. Sekarang timbul pertanyaan mengapa reservation sangat perlu
dilakukan? Jawabannya adalah karena dengan adanya reservation akan membawa
keuntungan bagi kedua belah pihak, baik keuntungan dipihak
tamu maupun keuntungan dipihak hotel itu sendiri.
Keuntungan
reservation bagi tamu adalah:
1. Tamu akan mendapat kepastian
bahwa kamar akan tersedia pada saatnya tiba.
2. Tamu dapat memperkirakan anggaran yang akan dihabiskan untuk biaya
penginapan selama melakukan
perjalanan.
3. Tamu terhindar dari kemungkinan bahaya maupun resiko yang mungkin terjadi
dalam perjalanan mencari kamar untuk tempat menginap.
4. Tamu dapat menikmati pelayanan yang maksimal karena persiapan sudah
dilakukan jauh-jauh sebelummya.
Keuntungan reservation bagi
hotel:
1. Hotel dapat memprediksi tingkat hunian kamar pada periode tertentu.
2. Hotel dapat memprediksi pendapatan kamar pada periode tertentu, sehingga
dapat menyusun program yang akan menggunakan anggaran tertentu.
3. Berguna untuk menyusun jadwal bagi karyawan yang akan dipekerjakan pada
periode tertentu.
4. Hotel dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada para tamu, sehingga
tamu akan merasa puas. memberikan pelayanan yang maksimal.
Dewasa
ini hampir 80% tamu yang datang dan menginap di suatu hotel melalui proses
reservation sebelumnya. Jarang sekali tamu berspekulasi datang ke suatu hotel
dan mencari kamar untuk menginap saat itu juga, apa lagi pada masa high season
atau musim tingkat hunian kamar tinggi.
Kamampuan yang harus dikuasi oleh petugas reservasi
meliputi:
1. Teknik menerima dan menolak reservasi,
2. Menginformasikan, memperoleh
data secara akurat,
3. Memasukkan data ke dalam catatan reservasi,
4. Merespons permintan potongan harga kamar,
5. Mengarsif reservasi,
6. Menyusun laporan.
Inti dari
kegiatan penerimaan dan pemrosesan reservasi adalah pada saat petugas
menanyakan informasi mengenai permintaan kebutuhan kamar dari calon tamu, serta
data seperti
1. Nama tamu,
2. Alamat, Nomor telepon
3. Untuk periode kapan
4. Pihak yang dapat dihubungi
5. Permintaan khusus,
6. Jaminan reservasi,
Informasi yang didapat dalam
reservasi akan menentukan kelancaran layanan pada saat tamu tiba di hotel.
Kemampuan tersebut harus dilatih secara terus menerus agar petugas menjadi
kompeten.
F. Sumber-sumber reservasi
Sumber reservasi
adalah seseorang atau pihak-pihak yang menjadi sumber datangnya reservasi.
Sember-sumber tersebut sebagian besar sudah memiliki jalinan kerjaama yang
dituangkan dalam kontrak kerjasama.
Sumber-sumber reservasi bagi
hotel meliputi:
1. Perorangan: setiap orang yang
mengadakan reservasi merupakan sumber reservasi, baik reservasi untuk
perorangan maupun untuk group
2. Perusahaan penerbangan:
perusahaan penerbangan sering melakukan pemesanan kamar untuk:- penumpangnya
apabila terjadi penundaan keberangkatan pesawat sehingga para penumpang harus
menginap. Dalam hal ini perusahaan penerbangan akan menanggung semua biaya
akomodasi untuk penumpangnya.- Para awak pesawat yang singgah di suatu kota
yang terdiri dari kapten pilot, co-pilot, pramugari, teknisi, dll. Biasanya
untuk awak kapal pesanan sudah terjadwal sehingga hotel dapat mempersiapkan
sebelumnya.
3. Biro perjalanan: biro
perjalanan merupakan sumber pemesanan kamar yang sangat potensian bagi hotel.
Dalam kegiatannya biro perjalanan menjual paket wisata yang didalammya termasuk
akomudasi. Pemesanan kamar dilakukan biro perjalanan apabila:
a. Tamu membeli paket wisata
yang mana didalamnya sudah termasuk akomodasi, dalam hal ini biro perjalanan
akan mendapat keuntungan dari harga kamar khusus.
b. Tamu minta agar biro perjalanan memesah kamar saja tanpa membeli paket
wisata. Dalam hal ini kalau biro perjalanan tidak mempunyai kontrak rate dengan
hotel maka biro perjalanan tersebut akan mendapatkan komisi untuk jasa
tersebut. Besar komisi tergantung dari kesepakatan, ada 10% hingga 15%. Tetapi
kalau biro perjalan sudah mempunyai kontrak rate maka biro perjalanan akan
mendapat keuntungan sebesar selisih antara harga yang dijual kepada tamu dengan
harga yang terdapat dalam kontrak rate.
4. Company/Corporate: Biasanya perusahaan-perusahaan menugaskan karyawannya ke
luar kota maupun keluar negeri untuk kepentingan perusahaan itu sendiri. Untuk
keperluan akomodasi perusahaan akan memesan kamar hotel di tempat tujuan dan
disamping itu juga perusahaan kadang kala memesan kamar untuk para tamunya.
5. Pemerintah ( Government ): Pemerintah memesan kamar untuk para pejabat
maupun tamu negara yang datang dari manca negara yang sedang melakukan
kunjungan/perjalanan, bila dipandang perlu untuk menginap maka pembayarannya ditanggung
oleh pemerintah.
6. Perwakilan Hotel di Bandara ( Airport Representatives ): Hotel seringkali
menugaskan seseorang untuk menjemput tamu yang akan datang ke hotel. Selain
menjemput tamu yang sudah mempunyai reservation juga menawarkan kepada tamu
yang belum mempunyai pesanan kamar agar mau menginap di suatu hotel.
7. Perusahaan Penyewaan Mobil ( Car Rental ): Biasanya para tamu menyewa mobil
untuk perjalanannya, tidak jarang dari mereka menyewa mobil dan langsung minta
tolong dipesankan kamar, Kemudin car rental tersebut membuat pesanan ke hotel
yang menjadi langgananya. Biasanya car rental juga mempunyai suatu perjanjian
kerjasama dengan pihak hotel.
G. Media Reservasi
Media
reservasi adalah: alat, metode, atau cara yang digunakan untuk memproses
reservasi. Adapun media-media reservasi antara lain:
1. Telepon: telepon merupakan
media komunikasi yang epektif, cepat, dan praktis.
2. Surat: Dulu sumber reservasi
ini sering digunakan, namun di jaman sekarang sepertinya penggunaan surat untuk
reservasi sudah sangat jarang digunakan, karena dengan surat akan memakan waktu
sangat lama. Untuk sampai ke hotel saja bisa memakan waktu berhari-hari,
apalagi menunggu jawaban ( konfirmasi ) dari hotel
apakah reservasi bisa diterima atau tidak.
3. Facsimile: Sumber reservasi
ini sudah sedikit lebih maju dibandingkan telepon, membuat reservasi dengan
faximile kita mempunyai bukti tertulis mengenai reservasi, terutama yang
terpenting adalah konfirmasi dari hotel. Konfirmasi tersebut dapat dijadikan
bukti bahwa pesanan kamar sudah diterima, dan harus dibawa saat check in di
hotel.
4. E-mail ( Electronic mail
melalui jaringan internet ): media reservasi ini merupakan sumber media yang
sedang ngetop, karena biayanya lebih murah dibandingkan dengan yang lainnya,
dan sangat cepat.
5. Personal: tamu langsung
datang ke hotel untuk membuat reservasi, hal ini mungkin terjadi karena mereka
tinggal di hotel yang berdekatan dengan hotel kita dan untuk lain waktu ingin
tinggal di hotel kita atau dia ingin membuatkan reservasi untuk teman atau
keluarganya yang lain. Jadi tamu tersebut bertatap muka langsung dengan
petugas. Tamu tersebut bahkan bisa langsung melihat fasilitas yang kita punya
bahkan kamar yang akan mereka pilih dapat dilihat saat membuat reservasi.
Terhadap reservation yang dilakukan secara langsung kita harus mempertahankan
kamar tersebut hanya untuk tamu tersebut, kita tidak mungkin bisa menukar
dengan kamar lain walaupun tipenya sama.
H. Jenis-Jenis
Reservation:
1. New Reservation: Reservation
yang baru pertama kali dibuat.
2. Amended Reservation:
reservation yang telah diperbaharui atau dirubah. Perubahan yang bisa terjadi
adalah perubahan tanggal kedatangan, tanggal keberangkatan, jenis kamar maupun
jumlah orang yang menginap.
3. Cancelled reservation:
reservation yang dibatalkan, pembatalan reservation bisa terjadi karena adanya
perubahan jadwal kunjungan, karena kondisi keamanan yang tidak mendukung, dll
4. Confirm reservation:
reservation yang sudah pasti/sudah dikonfirmasi.
5. Individual reservation:
reservation untuk tamu perorangan.
6. Group reservation:
reservation untuk tamu rombongan.
7. Confrence reservation:
reservation dari tamu dengan tujuan utama mengadakan konfrensi/seminar
8. Guaranted reservation: reservation yang sudah dijamin/digaransi dengan:
a. Pre-payment: pembayaran kamar
penuh dimuka.
b. Advance deposit, membayar
sebagian harga kamar sebagai uang muka.
c. Voucher: surat jaminan dari travel agent
d. Guarantee letter: surat jaminan dari perusahaan/pemerintah
e. Credit card: kartu credit
dengan menyebutkan nomornya.
9. No-guaranteed reservation:
reservasi yang tidak digaransi/dijamin. Biasanya reservation seperti ini akan
dipertahankan sampai jam 6 sore, setelah itu kalau tamu tidak datang maka kamar
akan dijual kepada tamu lain.
I. Fungsi
dan Tugas Seksi Reservation
Seksi reservasi mempunyai
fungsi dan tugas sebagai berikut:
1. Menangani penerimaan
reservasi kamar
2. Menangani perubahan reservasi
3. Menangani pembatalan
reservasi
4. Memproses reservasi
5. Mengarsip data reservasi
6. Menjalin komunikasi yang baik
dengan tamu, terutama sebelum tamu tiba di hotel
7. Menjual kamar dan fasilitas lain di hotel
8. Membuat laporan reservasi
9. Mengadakan kerjasama dengan seksi-seksi atau departemen lain di hotel
J. Menangani penerimaan reservasi dan penolakan reservasi
Menerima Reservasi
Staff
reservasi tidak hanya mengangkat telepon dan mencatat pemesanan kamar tetapi
juga memberikan informasi , menjalin interaksi, memberikan rekomendasi dan
upselling bahkan saran untuk memilih yang terbaik (suggestion)
Kronologi penerimaan reservasi dari tamu meliputi:
1.
Menjawab
telepon masuk
2.
Menanyakan
waktu pemakaian kamar, jumlah, dan asal tamu
3.
Mengkonfirmasikan
jenis kamar yang dipesan
4.
Mencatat
metode pembayaran
5.
Mencatat
dalam formulir pemesanan kamar
6.
Mengeja nama tamu/perusahaan secara
benar
7.
Mengulang
pesanan
8.
Memberikan
konfirmasi dan kepastian pemesanan secara keseluruhan melalui fax, email, atau
surat.
9.
Memblok kamar yang yang sudah
dipesan pada tabel reservasi
10. Mengkomunikasikan beberapa hal khusus ke departemen terkait
Menjawab
telepon masuk: Telepon harus dijawab sesegera mungkin maksimal pada deringan ke
tiga. Dalam menjawab telepon seorang staff reservasi harus melakukan sesuai
dengan standar yang berlaku di hotel.
Contoh:
Good Morning
Reservation
Sura speaking
May
I help you?
Menanyakan waktu
pemakaian kamar, dan jumlah kamar yang akan dipesan: Dalam menerima pesanan
kamar staff reservasi harus menanyakan kapan dan berapa kamar yang akan
dipesan. Tanggal pemesanan sangatlah penting dan merupakan bagian utama dalam
pencatan reservasi. Setiap kali ada tamu yang menelpon untuk reservasi, staff
harus mencatat untuk kapan pemesanan itu. Dalam hal ini staff reservasi harus
memiliki catatan tentang status masing-masing kamaratau mengecek ke dalam room
control shit. Dengan demikian staff tersebut mengetahui jenis kamar apa saja
yang masih tersedia. Tanggal pemesanan yang disebutkan tamu kadang
membingungkan, apabila tamu menyebutkan akan tinggal dari tanggal 1 sampai
tanggal 7, tidaklah jelas apakah tamu akan check out tanggal 7 atau tanggal 8,
oleh sebab itu perlu ditegaskan kepada tamunya apakah dia akan check out
tanggal 7 atau tanggal 8. Kemudian tentang penulisan tanggal sering
membingungkan misalnya penulisan 03/05/2007 kemungkinan ini berarti bulan Maret
tanggal 5 atau juga bisa diartikan bulan Mei tanggal 3, untuk penulisan tanggal
lebih baik langsung di tulis nama bulan yang bersangkutan seperti tanggal 3 Mei
2007. Dengan demikian kita akan terhindar dari miss
understanding tentang tanggal.
Setelah tanggal pemesanan kamar, yang berikutnya adalah
jumlah kamar yang dipesan. Jika jumlah kamar yang dipesan melebihi dari kamar
yang tersedia maka kita sarankan kepada tamunya untuk memesan satu kamar untuk
3 atau 4 orang dengan memasang extra bed di dalam kamar tentunya dengan charge
tambahan.
Mengkonfirmasikan jenis kamar yang dipesan: Konfirmasi
mengenai jenis kamar yang dipesan merupakan repeating the order atau mengulang
untuk menghindari kesalahan. Segala sesuatu yang dicatat berhubungan dengan
reservation diulang atau ditanyakan lagi untuk memastikan bahwa semuanya sudah
tepat seperti yang diinginkan oleh pemesan.
Mencatat metode pembayaran yang digunakan. Pembayaran
dapat dengan tunai, dengan kartu kredit, ditagih ke perusahaan atau dengan
voucher. Hal ini perlu ditanyakan untuk menghindari kerugian, karena kalau tamu
akan membayar dengan alat pembayaran yang tidak umum seperti travel cheque,
biliet giro, cek, kita dapat menolaknya karena cendrung akan merepotkan.
Mencatat dalam formulir pemesanan kamar. Apa yang dipesan
oleh tamu harus ditulis dalam formulir pemesanan kamar. Semakin
lengkap data yang didapat semakin jelas dan nyata apa yang telah dipesan.
Contoh formulir pemesanan kamar/ reservation form:
Reservation slip:
Reservation
slip merupakan formulir kecil yang mencatat data pemesanan kamar, kemudian akan
disimpan di reservation rack. Reservation slip dibedakan dengan warna yang
berbeda untuk menunjukan jenis tamu seperti:
- Warna putih untuk pemesan katagori tamu biasa
- Warna merah untuk
katagori tamu VIP
- Warna hijau untuk
katagori tamu datang/dibooking melalui travel agent
- Warna biru untuk katagori tamu rombongan.
Mengeja nama tamu: Apabila
reservation dilakukan secara verbal sebaiknya staff reservasi mengeja ulang
nama pemesan tersebut sesuai dengan spelling board international. Hai ini dilakukan
untuk menghindari kesalahan penulisan nama tamu, karena bagi sebagian besar
tamu nama merupakan hal yang sangat penting, kadang-kadang tamu akan merasa
tersinggung kalau salah menulis namanya. Tentang cara penulisan nama tamu juga
harus mendapat perhatian yang serius. Penulisan nama tamu hendaknya menggunakan
hurup cetak yang jelas dan dapat dibaca oleh siapapun. Tata cara penulisan nama
tamu yaitu: title, first nama, kemudian family name.
Suatu pengecualian yang perlu
diperhatikan apabila nama akhir didahului dengan kata-kata seperti: D, d, des,
di, du, L, La, Le, M, Mac, Mc, o, St, Van, Vander, Von, Vender, dll,
penulisannya tidak dapat dipisahkan dari surname dan ditulis sebagai nama
keluarga.
Mengulang
pesanan: pengulangan pesanan dalam hal ini dimaksudkan pengulangan secara
menyeluruh yang bertujuan untuk menghindari kesalahan pencatatan data serta
permintaan khusus dari tamu. Dalam konfirmasi ini kita mengharapkan jawaban
‘yes’ dari tamu, tetapi kadangkala tamu menjawab “no, I
mean……..”. Kalau dijawab no itu berarti bahwa harus diperbaiki sesuai dengan
yang dimaksud oleh tamu.
Memberikan
konfirmasi pesanan secara menyeluruh melalui fax, email, maupun surat yang
merupakan suatu bukti atas pesanan kamarnya. Surat konfirmasi
pesanan (
reservation confirmation letter ) bias berupa formulir cetakan dan
ada juga yang diketik pada computer dan kemudian di print untuk dikirim kepada
tamu yang memesan kamar. Apabila ternyata dalam konfirmasi tersebut masih ada
kesalahan maka tamu bisa memperbaikinya, tetapi apabila apa yang terdapat dalam
konfirmasi tersebut sudah benar semua maka tamu tinggal membalas dengan surat
persetujuan. Surat persetujuan akan menjadi bukti tertulis dari tamu bahwa
pesanannya sudah sesuai dengan yang dimaksud.
Contoh:
Reservation
Confirmation Letter
Kepada
Yth.
Bapak Made Kesed
Di Denpasar
Fax No: 021-974466
Hal: Konfirmasi pemesanan kamar
Dengan Hormat,
Bersama ini kami konfirmasikan pesanan
kamar di Ubud Hotel dengan rincian sbb:
Nama :
Kesed Made
Check
in :
1 October,
2013 Flight
No:………. Time:……….
Check
out :
4 Oktober,
2013 Flight
No: ………. Time: ………
Tipe
kamar :
1 kamar superior dengan double bed
Jumlah
orang : 2 orang dewasa
Special
request: - Kue Ultah Saat check in
- Dijemput ke airport
Kami
mohon agar Bapak untuk menandatangani konfirmasi ini
kalau bapak setuju dan dikirim kembali kepada kami memalui no fax 0361-980133.
Mohon
jangan sungkan-sungkan menghubungi kami apabila ada permintaan lain atau
sesuatu yang kurang jelas. Demikianlah konfirmasi dari kami, dan terima kasih
karena sudah memilih hotel kami.
Ubud 1 Januari, 2013
Disetujui
oleh, Hormat Kami,
Bapak Made Kesed Dewik /
Reservation Supervisor
Contoh
II:
To :
Mr. Black
Sidney,
Australia, Phone: 61-2-45678910, Fax: 61-2-10987654
Re :
Confirmation Reservation
Dear
Mr. Black,
We
are please to confirm your reservation with detail:
Name :
Mr. Black & Family
Check
in :
October 05, 2013
Check
out :
October 08, 2013
ETA :
13.00 by GA
123
Type
of
room :
1 Deluxe rom with double bed + 1 extra bed
Number
o persons : 2 adults + 1 child 10
years old
Special
request:- Need warm water in the jug every night.
-
Flower arrangement
Please
sign this confirmation and send it back to fax no: 0361-7800745
Thank
you very much for choosing Ubud Hotel. We are looking forward to
welcoming you and your family at our hotel. Should you need further detail
please don’t hesitate to contact us.
Ubud, July 21, 2012
Approved
by, Best
Regards,
Mr. Black
Reservation Supervisor
Memblok kamar
yang telah dipesan: Setelah melakukan konfirmasi staff reservasi harus segera
melakukan pemblokan atas kamar yang dipesan tamu agar kamar tersebut tidak
dijual lagi kepada tamu lain. Proses pemblokan ini harus cepat dan segera,
karena kalau tidak, bisa jadi kamar tersebut dijual lagi kepada tamu lain.
Setelah kamar diblok maka staff hotel yang lain bisa mengetahui bahwa kamar
tersebut sudah terjual, sementara itu housekeeping dapat mempersiapkan kamar
tersebut agar siap digunakan pada waktunya.
CONTOH SURAT PEMESANAN DAN KONFIRMASI PEMESANAN HOTEL
CONTOH SURAT PEMESAN KAMAR
September 9th,
2016
Luxury Hotel Bandung
Bandung, Indonesia
Subject : Room Reservation
Bandung, Indonesia
Subject : Room Reservation
Dear Luxury
Hotel Bandung,
Please be
informed that I would be visiting to Bandung, Indonesia on October 1 – 8, 2016.
And I will requiring a room at your hotel for duration of 7 days.
I would
like to reserve deluxe room that has just 1 bed for 2 adults. I checked on your
website, the price is supposed to be Rp. 500.000/night. Please call me at
021-765-8765 to verify my reservation.
Thank you
for your attention.
Regard,
Cantika Wulandari
CARA MEMBALAS
Friday, September 10th, 2016
To:
Ms. Cantika Wulandari
Jambu manis street, Number 16, Kemiling
Bandar Lampung, Indonesia
Ms. Cantika Wulandari
Jambu manis street, Number 16, Kemiling
Bandar Lampung, Indonesia
From:
Mr. Prihartono
Reservation Manager
Luxury Hotel Bandung
Bandung, Indonesia
Mr. Prihartono
Reservation Manager
Luxury Hotel Bandung
Bandung, Indonesia
Thank you for your
reservation at Luxury Hotel Bandung.
If you require any further information, please feel free to contact us at luxuryhotel@gmail.com.
If you require any further information, please feel free to contact us at luxuryhotel@gmail.com.
Your reservation details:
Guest Name: Ms. Cantika
Confirmation Number: 12345678
Arrival Date: Saturday, October 1st, 2016
Departure Date: Friday, October 8th, 2016
Room Type: Deluxe Room
Number of Rooom: 1
Number of Adults: 2
Number of Nights: 7
Room Rate: Rp 500.000/ night
Rate Information: Including breakfast, lunch and dinner
Preference: King bed, near the elevator
Guaranteed by: Super Card
Credit Card Number: 1111 2222 3333 4444
Expire date: January 1st, 2017
Cancellation Policy: The room is reserved with guaranteed, cancellation less than 48 hours prior to arrival would not be charge. If more than 48 hours will be forfeited with one night charge
Guest Name: Ms. Cantika
Confirmation Number: 12345678
Arrival Date: Saturday, October 1st, 2016
Departure Date: Friday, October 8th, 2016
Room Type: Deluxe Room
Number of Rooom: 1
Number of Adults: 2
Number of Nights: 7
Room Rate: Rp 500.000/ night
Rate Information: Including breakfast, lunch and dinner
Preference: King bed, near the elevator
Guaranteed by: Super Card
Credit Card Number: 1111 2222 3333 4444
Expire date: January 1st, 2017
Cancellation Policy: The room is reserved with guaranteed, cancellation less than 48 hours prior to arrival would not be charge. If more than 48 hours will be forfeited with one night charge
UPGRADE TO SUITE ROOM
Upgrade to Suite room for
just Rp. 600.000 to enjoy luxurious room with beautiful ocean view. If you want
to upgrade your reservation, feel free to contact us.
Thank you for your
reservation.
Best Regards,
Mr. Prihartono
Reservation Manager
Reservation Manager
CONTOH SURAT PEMESAN KAMAR
August 29th,
2018
BEST Hotel Jakarta
Jakarta, Indonesia
Subject : Room Reservation
Jakarta, Indonesia
Subject : Room Reservation
Dear BEST Hotel Jakarta,
Please be
informed that I would be visiting to Jakarta, Indonesia on September 18 - 23,
2018. And I will requiring a room at your hotel for duration of 5 days.
I would
like to reserve suit room that has just 1 bed. I checked on your website, the
price is supposed to be Rp. 500.000/night. Please call me at 085792429793 to verify my reservation.
Thank you
for your attention.
Regard,
Ridwan Lubis
Ridwan Lubis
CARA MEMBALAS
Dear Mr. Ridwan Lubis,
Thank you for choosing BEST Hotel Jakarta as home away from home.
Through this letter we would like to confirm you reservation. Please don’t
hesitate to contact us with any changes.
Reservation Details:
Guest Name: Mr. Ridwan Lubis
Confirmation Number: 91234567
Arrival Date: Sunday, September 18th, 2018
Departure Date: Friday, September 23th, 2018
Room Type: Suite Room
Room Rate: Rp. 500.000/ night
Confirmation Number: 91234567
Arrival Date: Sunday, September 18th, 2018
Departure Date: Friday, September 23th, 2018
Room Type: Suite Room
Room Rate: Rp. 500.000/ night
Policies:
Cancellation: Cancellation without penalty is required by 03.00 p.m
on September, 15th 2018
Check in Time: 03.00 p.m
Check out Time: 12 noon
Room Tax: 5%
Overnight and valid parking: Rp. 25.000 per day
Check in Time: 03.00 p.m
Check out Time: 12 noon
Room Tax: 5%
Overnight and valid parking: Rp. 25.000 per day
Contact Information:
Main Number: 021-123456
Reservation Number: 012-456789
Website: www.besthotel.com
Reservation Number: 012-456789
Website: www.besthotel.com
We are offering special upgrade for your room. Contact the BEST hotel
to request an upgrade (upgrade is based on availability).
Your reservation is guaranteed for late arrival. Should you wish to
cancel please do three days prior to your arrival to avoid the one night’s room
charge for late cancellation. Please feel free to contact us at
besthotel@gmail.comfor any request you may have during your stay in BEST Hotel.
We look forward to welcome you to the BEST Hotel.
Best Regards,
Mr. Joni Moly
Reservation Manager
Reservation Manager
Tidak ada komentar:
Posting Komentar