MENERAPKAN DASAR SURAT MENYURAT (BAGIAN 2)

 B.     Bagian-Bagian Surat

1.    Kepala Surat

Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik. Karena selain sebagai informasi tentang organisasi tetapi juga sebagai alat promosi.

Hal-hal yang terdapat pada kepala surat adalah sebagai berikut.

1. Nama Organisasi atau perusahaan
2. Alamat kantor.
3. Nomor telepon atau faksimili atau kode pos.
4. Website atau alamat e-mail.
5. Nama bankir.
6. Logo perusahaan.\
7. Bidang usaha (khusus bagi perusahaan).

Pada dasarnya, kop surat mempunyai peranan ganda. Di satu sisi sebagai cara menyampaikan informasi dan pesan tertentu dari suatu perusahaan atau organisasi ke pihak luar. Di sisi lain, berfungsi sebagai sarana promosi. Misalkan, seperti ekspor impor. Eksportir dan importir berbeda secara georafis dan geopolitik. Satu-satunya media yang memperkenalkan mereka hanyalah korespondensi yang mereka lakukan. Karena itu, kop surat dapat memegang citra perusahaan. Kop surat yang bagus dan menarik akan memberi kesan pertama yang baik yang akan membawa pada penilaian integritas dan bonafiditas yang baik juga. Integritas dan bonafiditas sangat penting karena, karena integritas yang tinggi dan bonafiditas yang tinggi akan menghasilkan kepercayaan, dan kepercayaan inilah faktor utama kesuksesan jalinan perdagangan internasional.

Contoh:

DWARAKA GROUP Jalan Bintang No.43 Badung, Bali Telepon (0361) 460361 Faksimili (0361) 460361

2.    Nomor Surat

Fungsi nomor surat yaitu:

a.    Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang diperlukan (dalam arsip)

b.    Mengetahui jumlah surat yang  sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan.

c.    Memudahkan dalam mengetahui waktu saat anda melakukan hhubungan surat menyurat.

Cara penomoran surat bervariasi sesuai dengan pengodean yang diatur oleh intern masing-masing organisasi atau perusahaan.

Contoh:

Nomor: 123/PP/Xl/20

123 menunjukkan nomor urut surat

XI menunjukkan bulan pembuatan surat

20 menunjukkan tahun pembuatan surat.

3.    Tanggal Surat

Cara penulisan surat ada 2. Untuk surat yang mempunyai kepala surat atau berkop, tanggal surat cukup dituliskan dengan tanggal, bulan, dan tahun di kanan atas.

Namun jika tanggal surat ditempatkan di sebelah kanan bawah, maka nama kota wajib dituliskan.

4.    Lampiran

Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan ke dalam surat. Contohnya brosur daftar harga, faktur, fotokopi pembayaran, dan lain-lain. Penulisan lampiran dapat diletakkan di bawah nomor surat (biasanya untuk surat dinas pemerintah) atau diletakkan setelah penanggung jawab surat pada sisi sebelah kiri (biasanya dipakai oleh surat niaga atau perusahaan).

5.    Perihal atau Hal

Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai isi pokok surat. Fungsi perihal seperti fungsi judul dari sebuah surat sehingga penulisannya mengikuti tata cara penulisan judul dalam sebuah karangan. Secara umum, tata cara penulisan perihal adalah sebagai berikut.

a.    Setiap awal kata ditulis dengan huruf kapital kecuali dengan kata depan dan kata tugas.

b.    Perihal tidak boleh menggunakan huruf kapital semua kecuali digunakan pada surat yang memakai judul.

c.    Pada akhir perihal tidak dberi tanda titik.

6.    Alamat Dalam atau Alamat Tujuan

Penulisan alamat ada dua, yaitu sebagai berikut.

a.    Alamat luar: alamat yang ditulis pada sampul surat.

b.    Alamat dalam: alamat yang ditulis di dalam kertas surat.

Contohnya:

Yth. Ibu Candra

Direktur PT. Dwaraka Group

Jalan Bintang No.43

Badung

7.    Salam Pembuka

Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat secara teoritis tidak diwajibkan, namun salam pembuka berguna agar surat tidak terasa kaku.

Contohnya: Dengan hormat,

8.    Isi Surat

Isi surat terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.

a.    Alinea pembuka.

Alenia pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat. Alinea pembuka harus dapat memotivasi pembaca untuk tetap membaca seluruh isi surat.

b.    Alinea isi.

Alinea isi berisikan pesan (keterangan atau penjelasan dari masalah pokok surat) yang ingin disampaikan oleh si pengirim surat. Dalam menyampaikan pesan, penulis harus dapat menyampaikan pesan secara ringkas, lengkap, jelas, dan sopan.

Hal-hal yang perli diperhatikan dalam membuat alinea isi adalah sebagai berikut.

1)   Tetapkan terlebih dahulu maksud dan tujuan surat

2)   Rumuskan pokok pembicaraan secara berurut dan logis serta kalimat yang menarik.

3)   Pergunakan kata-kata yang menarik dan mudah dimengerti.

4)   Hindarkan penggunaan singkatan dan istilah yang tidak biasa dipakai

5)   Kuasai bentuk surat dan cara pengetikannya.

6)   Perhatikan penggunaan tanda baca.

c.    Alinea penutup.

Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang berarti pembicaraan dalam surat telah selesai. Alinea penutup surat harus singkat dan tegas, tidak berisi basa-basi yang berlebihan.

9.    Salam Penutup

Pemakaian salam penutup di dalam penulisan surattidak diwajibkan, namun salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat atau keakraban pengirim kepada penerima surat.

Contohnya: Hormat kami,

10.     Nama Organisasi atau Perusahaan.

Nama organisasi setelah salam penutup sudah jarang dipergunakan, namun masih sangat dibutuhkan jika:

a.    Surat menggunakan kertas lebih dari 1 lembar, maka kertas kedua, ketiga dan seterusnya tidak menggunakan kertas berkepala surat sehingga penggunaan nama organisasi atau perusahaan masih dibutuhkan.

b.    Surat tidak menggunakan kertas yang berkepala surat.

Nama organisasi dapat juga diganti dengan nama unit organisasi apabila surat dikeluarkan oleh unit organisasi tetapi pada kepala suratnya tetap tertera nama induk organisasinya.

Contohnya:

Hormat kami,

PT. Dwaraka Group

11.    Jabatan

Dalam surat niaga, umumnya penulisan nama jabatan diletakkan di bawah nama penanggungjawab surat karena surat niaga jarang dicantumkan nomor pokok anggota organisasi.

Contohnya:

Hormat kami,

PT. Dwaraka Group

Candra

Direktur Utama

Dalam surat dinas pemerintah, nama jabatan diletakkan di bawah salam penutup di atas tanda tangan karena surat dinas pemerintah mencantumkan nomor induk pegawai dari penanggungjawab surat.

12.    Penanggungjawab Surat.

Dalam kegiatan surat menyurat di Indonesia, orang yang berwenang menandatangani surat adalah orang yang tercantum namanya dalam surat tersebut, yakni orang yang bertanggungjawab atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakannya, baik atas nama organisasi secara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan.

a.    Atas nama, disingkat menjadi a.n.

Cara ini dipakai jika pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk menandatangani surat atas nama pejabat utama.

Contoh:

a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga

        Sekretaris Jenderal

     Drs. Dinata

     NIP................

Contoh ini menunjukkan bahwa Sekretaris Jenderal Departemen Pemuda dan Olahraga berhak menandatangani surat atas nama Menteri Pemuda dan Olahraga berdasarkan pelimpahan wewenang.

b.   Beliau, disingkat menjadi u.b.

Cara ini dipakai jika pejabat yang telah mendapatkan wewenang atau atas nama kemudian melimpahkan kembali kepada pejabat yang berada di bawahnya dan memberi kuasa menandatangani surat sesuai dengan tugas rutinnya.

Contoh:

a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga

        Sekretaris Jenderal

                      u.b.

        Kepala Biro Keuangan

       Candra, S.E

       NIP...................

Dalam kegiatan korespondensi pada perusahaan atau swasta, dikenal dengan petunjuk p.p. (perprocurationem), yaitu seseorang yang diberi kuasa oleh pimpinan perusahaan.

Contoh:

p.p. Boutique Distro

       Dinata

       Manajer Pemasaran

Sebagai catatan, perlu diingat bahwa pejabat yang menandatangani surat bukan merupakan wakil dari atasannya langsung, akan tetapi hanya terbatas untuk mewakili atasan dalam hal penandatanganan surat saja, agar surat tersebut menjadi sah.

13.    Tembusan atau Tindasan ata Carbon Copy

Surat menggunakan tembusan jika salinan surat diberikan kepada pihak lain yang ada kaitannya dengan isi surat. Penulisannya diletakkan di kiri bawah.

Contoh:

Lampiran : 1 berkas

Tembusan:

1.      Divisi keuangan

2.      Divisi pemasaran

3.      Arsip.

14.    Inisial

Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Nama pengonsep disingkat dengan huruf kapital, nama pengetik disingkat dengan huruf kecil.

Inisial ditempatkan di bagian bawah di sebelah kanan.

Contoh:

BS / rs (pengonsep Bambang Siswanto, pengetik Restu Suryani)