MENERAPKAN DASAR SURAT MENYURAT (BAGIAN 1)

A.    Dokumen Kantor (Surat)

Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), e-mail dan lain-lain. Namun dalam modul ini banyak ditekankan pada dokumen yang berbentuk surat, karena sebagian besar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam bentuk surat.

1.      Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor. Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun sudah banyak alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena selain biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.

2.    Fungsi Surat

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut.

a.  Alat bukti tertulis: Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi atau perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contonya: surat perjanjian.

b.  Alat pengingat.: Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contohnya: akta jual beli.

c.    Bukti historis: Surat dapat dijadikan bahan riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi atau perusahaan di masa yang lalu. Contohnya: bukti-bukti transaksi.

d. Duta organisasi : Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. Contohnya: penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.

e. Pedoman : Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Contohnya: surat tugas.

f.   Sarana promosi : Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.

3.    Jenis-Jenis Surat

a.    Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya

1) Kartu Pos: Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15 x 10 cm untuk mengirimkan berita yang isinya singkat dan bersifat tidak rahasia.

2) Warkat Pos: Sehelia kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia.

3)   Surat Bersampul: Surat yang menggunakan sampul atau amplop.

4) Memorandum atau Nota: Memorandum atau nota dapat dipergunakan dalam kegiatan surat-menyurat intern organisasi perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat oleh pemimpin kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, seperti memberikan petunjuk, meminta informasi yang bersifat mengingatkan, dan lain-lain. Sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu organisasi atau perusahaan.

5) Surat Tanda Bukti: Surat khusus yang biasanya berbentuk formulir yang dipakai untuk membuktikan keabsahan aktivitas antara dua pihak. Wujudnya dapat berupa kuitansi, faktur, tanda terima, dan lain-lain.

b.    Jenis-Jenis berdasarkan tujuannya

1)   Surat permintaan penawaran

2)   Surat penawaran

3)   Surat pesanan

4)   Surat pemberitahuan

5)   Surat pengantar

6)   Surat perjanjian

7)   Surat keputusan.

c.    Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya

1) Surat dinas: Surat yang isinya berpa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah

2)   Surat pribadi : Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan.

3)   Surat niaga : Surat yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan.

4)   Surat sosial : Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.

5)  Surat pengantar : Surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu bersama surat tersebut

6) Telegram: Ada 2 macam telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melaluipesawat telegraf dan surat kawat (surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram).

d.   Jenis-Jenis Surat Berdasarkan jumlah penerimanya

1)   Surat biasa: Surat yang dikirim kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.

2)   Surat edaran: Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.

3)  Surat pengumuman: Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan satu-persatu.

e.    Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya

1)   Surat sangat rahasia: Surat ini diberi tanda “SRHS” atau “SR” dan dimasukkan ke dalam 3 sampul surat.

2)   Surat rahasia: Surat ini dibri tanda “RHS” atau “R” dan dimasukkan dalam 2 sampul surat.

3)   Surat biasa: Surat yang jika isinya terbaca oleh oranglain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.

f.     Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya.

1)  Surat sangat segera: Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab atau diselesaikan. Oleh karena itu “surat sangat segera” memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya sehingga lebih didahulukan daripada surat-surat lainnya.

2)   Surat segera: Surat yang berisi informasi yang memerlukan jawaban atau penyelesaian yang segera, namun tidak secepat surat yang bersifat “sangat segera”.

3) Surat biasa: Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang secepatnya, tetapi diselesaikan menurut urutan kedatangannya.

4.    Perlengkapan Surat

a.    Kertas Surat.

Ukuran kertas yang biasa digunakan dan kegunaannya adalah sebagai berikut.

Jenis kertas surat	Ukuran	Kegunaan
Kertas Folio	33 cm x 21,5 cm	Untuk menulis surat yang isinya panjang
Kertas Kuarto	28 cm x 21,5 cm	Untuk menulis surat yang isinya pendek
Kertas Oktavo	20,5 cm x 12,7 cm	Untuk menulis memo dan nota, ukuran kertasnya setengah dari kertas folio atau kuarto
Kertas Sikmo	20,5 cm x 16,5 cm	Untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran Inggris.
Kertas A4	29,7 cm x 21 cm	Untuk menulis surat dinas
Kertas A5	14,8 cm x 21 cm	Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional
Kertas A6	10,5 cm x 14,8 cm	Untuk menulis surat pengantar
Kertas A7	7,4 cm x 10,5 cm	Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional

Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut.

1) Kertas Union Skin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri.

2)   Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli.

3)   Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan.

4)   Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.

b.    Amplop atau Sampul Surat

Jenis-jenis amplop atau sampul surat yang biasa digunakan untuk kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut.

Commercial	Open end	Catalogue
Visiting card	Coin	Button and string
Drug	Window	Eyelet and clasp
Bifold	Official	Invoice tag
Card	Postage cavour	Church
Double fold	Pence	X-ray
Air mail	Work docket	Receipt and page

c.    Lipatan Surat

Lipatan surat

1)   Lipatan Perancis

2)   Lipatan Baku (Standard Fold)

3)   Lipatan Akordion (Accordion Fold)

4)   Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold)

5)   Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)

6)   Lipatan Tunggal (Single Fold)

7)  Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Double Fold)