MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN KANTOR

A.    Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.

Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sbagian kecil dari dokumen. Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

B.     Jenis-Jenis Dokumen

1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

1. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan ijazah.

Dokumen pribadi

2. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan saham.

Dokumen niaga

3. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.

Dokumen sejarah

4. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.

Dokumen pemerintah

2. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

1. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, koran , pita kaset, film, dll. Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan.

Dokumen literer

2. Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum). Contohnya: keris, arca, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman. 

Dokumen korporil

3. Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).

Dokumen privat

3. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Sumbernya

1. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah, dll.
2. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll.
3. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang. Seperti: surat perjanjian, surat kontrak, dll.
4. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kalaedoskop, dll.
5. Perseorangan seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi Lukisan Affandi, dll.

4. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya

1. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :

1)      Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.

2)      Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.

3)      Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.

2. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

5. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya

1. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll.
2. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh: bibliografi, dll.
3. Dokumen tertier adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh: buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

C.    Ruang Lingkup Dokumentasi

1. Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

2. Dokumentasi Korporil

Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.